Lang leve de dialoog: Weg met e-mail & whatsapp als ziekmakend virus in organisaties
Effectief en motiverend samenwerken in en tussen teams is een uitdaging in veel organisaties. Waar ik de laatste tijd vaak tegenaan loop, is dat de onderlinge sfeer verpest wordt door een gebrek aan communicatie. Terwijl mensen veronderstellen dat ze volop met elkaar communiceren via e-mail en whatsapp.
Communiceren begint met verantwoordelijkheid nemen voor het effect van je communicatie. Dat betekent dat je zicht moet hebben op de respons die je krijgt op dat wat jij verbaal en non-verbaal uitzendt. Een flink deel van het effect van onze communicatie wordt bepaald door de non-verbale signalen, die je alleen zintuigelijk kunt waarnemen. Alleen in persoonlijk contact kunnen zowel de zender als de ontvanger optimaal verantwoordelijkheid nemen voor succesvol communiceren. George Bernard Shaw zei niet voor niets: ‘The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place.’ Het is kortom een illusie te denken dat je hebt gecommuniceerd met het verzenden van een e-mail of whatsapp.
Laten we stoppen met e-mail en whatsapp communicatiemiddelen te noemen. Het zijn informatiemiddelen, die je alleen moet gebruiken om feitelijke informatie met elkaar te delen. En dat alleen pas nadat je hebt afgesproken de informatie op deze wijze te delen. Ga weer terug naar communiceren van mens tot mens. Loop even naar je collega die 2 kamers verderop zit of bel even met het filiaal in Barneveld als je iets wilt overleggen. Daarna kun je e-mail gebruiken om de gemaakte afspraken vast te leggen.
Ik durf rustig te stellen dat zeker bij zelfsturende teams e-mail en whatsapp de grootste ziekmakers en sfeerverpesters zijn. Het zijn sluipmoordenaars, omdat je niet direct door hebt hoe destructief deze digitale middelen zijn voor de onderlinge samenwerking. Het begint bij leidinggevenden die zich en masse schuldig maken aan ‘management by e-mail’. En wat moet je ook als je tientallen teams op afstand moet aansturen? Een verbindend leider is zichtbaar, inspireert en heeft een voorbeeldfunctie. In alles. Een effectief leider doet niet aan ‘management by e-mail’.
Binnen zelfsturende teams, zeker als niet alle teamleden op dezelfde tijd of plek werken, zijn de whatsapp-groepen vaak de grootste bron van ergernis. ‘Wat bedoelt hij daar nu weer mee?’ en ‘Dat wordt zo weer lekker over de schutting gegooid’ zijn enkele van de opmerkingen, die ik vaak voorbij hoor komen. Ook hier geldt: Kijk elkaar in de ogen, organiseer dagelijks/wekelijkse contactmomenten en gebruik de digitale middelen alleen om afspraken vast te leggen.
Lang leve de dialoog. Delete the virus.
Johan de Jong werkt als trainer en (organisatie)coach elke dag aan gezonde organisaties. Samen met zijn collega’s van Healthy Company Consultants ondersteunt hij leiders, teams en organisaties in het koersvast en succesvol meebewegen in de continue veranderende wereld.